PsicoGest all’interno della funzione calendario, permette di inviare notifiche per gli appuntamenti in agenda. Le notifiche possono essere sia verso sé stessi (professionista), sia verso i pazienti.
E’ inoltre possibile impostare il tempo di preavviso, ovvero con quanto anticipo rispetto all’evento (appuntamento) inviare la notifica (a sé e al pz), su una scala piuttosto articolata che va da pochi minuti fino ad una settimana prima dell’appuntamento. E’ possibile una sola notifica per evento, per destinatario. Non è quindi possibile – ad esempio – inviare più notifiche al paziente, in tempi diversi (1 settimana prima, 2 giorni prima, il giorno prima, ecc), ma si dovrà scegliere il momento in cui inviare l’unica notifica possibile.
Le notifiche – sia verso sé stessi, sia verso il paziente – possono essere di 2 tipi: via email oppure via SMS. Di seguito i dettagli.
Notifiche e-mail
Le notifiche email non richiedono particolari impostazioni e sono attive in tutti gli account, anche in quelli di prova. Dal menu laterale, sezione calendario, accedendo ad “impostazioni” è possibile visualizzare i testi preimpostati che accompagnano le notifiche SMS e email (divisi in testo email per notifica paziente e testo email per notifica professionista).
Nei testi sono impostabili “keywords”, ovvero dei segnaposto che vengono poi sostituiti, in fase di invio della notifica, con il corrispettivo campo della scheda cliente (ad esempio la keyword ${paziente} viene sostituita dal nome e cognome della scheda di quel paziente, es. Mario Rossi).
I testi sono assolutamente modificabili, raccomandiamo di mantenere le keyword al fine di permettere al messaggio di adattarsi automaticamente ai dati inseriti in scheda cliente/ al paziente stesso.
La mail di notifica viene inviata a tutti gli indirizzi mail inseriti in scheda cliente, funzione particolarmente utile se è necessario avvisare entrambi i genitori di un minore – ad esempio – con un unico invio.
Notifiche SMS
Le notifiche SMS necessitano dell’acquisto di SMS (acquisto a parte rispetto all’abbonamento che può avvenire tramite lo shop). L’acquisto può avvenire solo in presenza di un abbonamento non in trial (quindi solo per gli abbonamenti a pagamento o Special), poiché in caso contrario, alla scadenza del periodo di prova ed in assenza di rinnovo, gli SMS acquistati andrebbero persi. Nello shop sono acquistabili diversi pacchetti SMS, a seconda delle proprie esigenze.
Per quanto riguarda la loro impostazione e configurazione, come anche la gestione e modifica dei testi, si rimanda a quanto già esplicitato per le notifiche email.
Ricordiamo infine che un messaggio SMS che non contiene caratteri speciali può contenere fino a 160 caratteri inclusi spazi e interruzioni di riga. Un messaggio più lungo viene suddiviso in parti e conterrà meno caratteri. Se si inviano più di 160 caratteri (i messaggi con molto testo vengono inviati come SMS multipli), la lunghezza di 1 messaggio SMS passa a 153 caratteri. [Il testo del template impostato genera in genere 2-3 SMS, dipendendo poi dai dati che le keywords vanno a sostituire].
Di seguito una tabellina per la stima del numero di SMS utilizzati in funzione del numero di caratteri dell’SMS:
| n. di caratteri | n. di messaggi inviati |
| fino a 160 caratteri | 1 SMS |
| fino a 256 caratteri | 2 SMS |
| fino a 384 caratteri | 3 SMS |
| fino a 512 caratteri | 4 SMS |
| fino a 612 caratteri | 5 SMS |