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Abbonamenti PsicoGest
Può attivare le intestazioni personalizzate e configurarle all’interno di scelta template, che trova in impostazioni fattura.
Attenzione: l’utilizzo di intestazioni personalizzate va a sovrascrivere/ vanificare le modifiche fatte alla propria scheda utente di PsicoGest, come anche i dati eventualmente impostati per “sedi” diverse.
Il mese omaggio viene accreditato in caso di rinnovo anticipato, effettuato almeno 30 giorni prima della scadenza del proprio abbonamento attivo.
Iban, nome banca, indirizzo banca, in generale tutti i dati utili da inserire in fattura perché il paziente possa effettuare il bonifico. Il campo IBAN (Sempre nella propria scheda anagrafica) invece può contenere solo il codice IBAN e verrà utilizzato solo per le fatture elettroniche.
PsicoGest garantisce la conservazione sostitutiva relativamente alle fatture elettroniche; in merito alle fatture tradizionali, queste rimangono salvate in PsicoGest finché vi è un abbonamento attivo. Si consiglia comunque il salvataggio, anche solo in formato PDF, sui propri dispositivi.
Può invitare il/la collega tramite la funzione “Porta Amico” che trova nel menù laterale a sinistra, il/la collega dovrà utilizzare il codice che lei invierà tramite tale funzione. Così facendo il/la collega avrà diritto ad uno sconto del 10% su uno dei nostri abbonamenti, a lei sarà invece accreditato un mese gratuito ulteriore.
Il sistema invia notifiche via mail all’approssimarsi della scadenza dell’abbonamento, il quale potrà essere rinnovato in autonomia direttamente dallo shop all’interno del proprio account.
Dallo Shop PsicoGest sarà possibile scegliere tra: pagamento con carta (circuito PayPal) oppure bonifico bancario (riceverà in questo caso una proforma con tutti i dettagli per il pagamento). L’abbonamento – in caso di acquisto con bonifico – sarà attivato non appena il pagamento sarà pervenuto (in genere 2-3 giorni lavorativi).
Può rinnovare il suo abbonamento procedendo con l’acquisto di un nuovo abbonamento, direttamente dallo shop che trova nel menu laterale a sinistra del suo account.
Potrà procedere all’attivazione selezionando l’abbonamento Special del Suo ordine, quindi applicando il codice attivazione che Le è stato dato. Dovrà quindi finalizzare la procedura di acquisto (acquisto a costo 0€) per attivare l’abbonamento.
Il codice univoco è riservato agli abbonamenti a pagamento, per questioni legali, in quanto esso determina anche la sottoscrizione di un atto di affidamento per la gestione delle fatture e la loro conservazione a norma di legge.
Altre funzioni
Può attivare le intestazioni personalizzate e configurarle all’interno di scelta template, che trova in impostazioni fattura.
Attenzione: l’utilizzo di intestazioni personalizzate va a sovrascrivere/ vanificare le modifiche fatte alla propria scheda utente di PsicoGest, come anche i dati eventualmente impostati per “sedi” diverse.
Tramite il calendario puoi inviare notifiche (a te e al paziente), sia tramite email (Attivo sempre, anche nel periodo di prova), sia tramite SMS (richiede abbonamento non trial attivo; gli SMS si acquistano a parte dallo shop). Qui trovi tutti i dettagli in merito: https://guida.psicogest.it/docs/calendario/impostazioni-calendario/notifiche-email-sms/
Sono delle etichette che si possono attribuire a pazienti e/o fatture. Qui la spiegazione completa con le istruzioni: https://guida.psicogest.it/docs/altro-altre-funzioni/tags/
Per poter importare le fatture è necessario prima importare i pazienti, in modo che ci sia corrispondenza. Successivamente si potranno importare le fatture, sempre tramite gli appositi file excel di importazione (formato xls e non xlsx).
Nella sezione import troverà un apposito file excel. Per l’importazione è necessaria la compilazione delle colonne del file, in modo che i dati possano essere riportati, in caso contrario il sistema non li riconoscerebbe come record validi.
Non si tratta un campo obbligatorio, non è quindi necessaria la sua compilazione è un campo pensato per poter inserire un codice identificativo del singolo pz (ad. es. corrispondente al codice nel proprio archivio).
Il mese omaggio viene accreditato in caso di rinnovo anticipato, effettuato almeno 30 giorni prima della scadenza del proprio abbonamento attivo.
Iban, nome banca, indirizzo banca, in generale tutti i dati utili da inserire in fattura perché il paziente possa effettuare il bonifico. Il campo IBAN (Sempre nella propria scheda anagrafica) invece può contenere solo il codice IBAN e verrà utilizzato solo per le fatture elettroniche.
PsicoGest garantisce la conservazione sostitutiva relativamente alle fatture elettroniche; in merito alle fatture tradizionali, queste rimangono salvate in PsicoGest finché vi è un abbonamento attivo. Si consiglia comunque il salvataggio, anche solo in formato PDF, sui propri dispositivi.
Può invitare il/la collega tramite la funzione “Porta Amico” che trova nel menù laterale a sinistra, il/la collega dovrà utilizzare il codice che lei invierà tramite tale funzione. Così facendo il/la collega avrà diritto ad uno sconto del 10% su uno dei nostri abbonamenti, a lei sarà invece accreditato un mese gratuito ulteriore.
Il template della fattura è modificabile solo in alcuni colori e nelle dimensioni di alcune parti di testo; tramite l’anteprima (da premere dopo ogni modifica) è possibile avere una rappresentazione verosimile di come apparirà la fattura finale. Le possibilità di modifica variano da template a template.
Per caricare il logo è necessario rispettare le dimensioni indicate (300×150 pixel) e mantenere un peso del file ridotto (max 200 kb).
Si, sarà possibile agendo sulle impostazioni calendario, che riportano le istruzioni per procedere.
Nella pagina accesso commercialista sarà necessario riportare la mail del commercialista e salvarla; se quest’ultimo non è ancora registrato, riceverà da PsicoGest una mail di invito, una volta registrato e completata la procedura potrà accedere ai vostri documenti.
Casi particolari
E’ una procedura a lungo tempo non consentita da PsicoGest, poiché “bis” non è di per sé una numerazione, anche se sovente consigliata e suggerita dai commercialisti (ed accettata dal fisco e da STS). E’ tuttavia possibile tecnicamente creare fatture bis, impostando una numerazione aggiuntiva. Qui le istruzioni: https://guida.psicogest.it/docs/creazione-fattura/impostazioni-fattura/#numerazioni-aggiuntive .
Aprendo la fattura in modifica, tramite il comando modifica che si trova nel bottone blu contestualmente a quella fattura. Al secondo step di creazione della fattura, scorrendo verso il basso la schermata, fino ad individuare le dicitura “voci della fattura”: qui sono elencate le prestazioni inserite già nella fattura. Sul lato destro vi sono delle icone che permettono la modifica delle singole voci in fattura. Cliccando sull’icona a forma di valigetta medica si cambierà la natura della prestazione (“Inverte sanitaria sì/no”) di fianco alla prestazione che si vuole modificare in fattura. Una prestazione prima non sanitaria verrà modificata in sanitaria; una prestazione invece sanitaria diverrà non sanitaria.
Di seguito un’immagine di esempio:
Gmail è un provider di posta con elevati sistemi di sicurezza, che non rendono immediata la configurazione SMTP. Qui la guida per la configurazione, valida solo per utenti Gmail: https://bit.ly/SMTPGmailPsicoGest
Per poter importare le fatture è necessario prima importare i pazienti, in modo che ci sia corrispondenza. Successivamente si potranno importare le fatture, sempre tramite gli appositi file excel di importazione (formato xls e non xlsx).
Il mese omaggio viene accreditato in caso di rinnovo anticipato, effettuato almeno 30 giorni prima della scadenza del proprio abbonamento attivo.
Potrà procedere all’attivazione selezionando l’abbonamento Special del Suo ordine, quindi applicando il codice attivazione che Le è stato dato. Dovrà quindi finalizzare la procedura di acquisto (acquisto a costo 0€) per attivare l’abbonamento.
È una funzione che permette di Ri-sincronizzare i dati relativi a STS presenti su PsicoGest e sul sito istituzionale. È un tasto da utilizzare solo nel momento in cui dovessero essere segnalati errori in elenco invii.
Configurazioni SMTP
Anche Outlook richiede un sistema più articolato per la configurazione SMTP.
Ecco quindi le istruzioni:
istruzioni generali: https://support.apple.com/it-it/HT202304
istruzioni per creazione della password specifica: https://support.apple.com/it-it/HT204397
Anche Outlook richiede un sistema più articolato per la configurazione SMTP.
Ecco quindi le istruzioni:
https://support.microsoft.com/it-it/office/aggiungere-l-account-di-outlook-com-a-un-altra-app-di-posta-o-dispositivo-home-73f3b178-0009-41ae-aab1-87b80fa94970
Come per Gmail, anche Yahoo ha reso la configurazione SMTP un pò più articolata, tuttavia ciò al fine di garantire una maggiore sicurezza.
Gmail è un provider di posta con elevati sistemi di sicurezza, che non rendono immediata la configurazione SMTP. Qui la guida per la configurazione, valida solo per utenti Gmail: https://bit.ly/SMTPGmailPsicoGest
Fatture
E’ una procedura a lungo tempo non consentita da PsicoGest, poiché “bis” non è di per sé una numerazione, anche se sovente consigliata e suggerita dai commercialisti (ed accettata dal fisco e da STS). E’ tuttavia possibile tecnicamente creare fatture bis, impostando una numerazione aggiuntiva. Qui le istruzioni: https://guida.psicogest.it/docs/creazione-fattura/impostazioni-fattura/#numerazioni-aggiuntive .
Dipende dalla modalità di pagamento. Se il cliente paga con bonifico, si indica la data di accredito dell’importo (cioè quando il pagamento sarà visibile sul proprio conto corrente).
Se il pagamento avviene con POS, si indica la data della “strisiciata”, cioè quando avviene il pagamento.
Aprendo la fattura in modifica, tramite il comando modifica che si trova nel bottone blu contestualmente a quella fattura. Al secondo step di creazione della fattura, scorrendo verso il basso la schermata, fino ad individuare le dicitura “voci della fattura”: qui sono elencate le prestazioni inserite già nella fattura. Sul lato destro vi sono delle icone che permettono la modifica delle singole voci in fattura. Cliccando sull’icona a forma di valigetta medica si cambierà la natura della prestazione (“Inverte sanitaria sì/no”) di fianco alla prestazione che si vuole modificare in fattura. Una prestazione prima non sanitaria verrà modificata in sanitaria; una prestazione invece sanitaria diverrà non sanitaria.
Di seguito un’immagine di esempio:
Ad STS vengono inviate solo le fatture sanitarie destinate a soggetti privati (pazienti), provviste di una data di pagamento.
Ad STS vanno inviate – a partire dal 1° gennaio 2021 – anche le fatture di chi si oppone. Basterà indicare l’opposizione in scheda cliente e la fattura sarà idonea e quindi da inviare. PsicoGest si occuperà – in linea con le disposizioni STS – di eliminare il CF dalla trasmissione.
Tramite il calendario puoi inviare notifiche (a te e al paziente), sia tramite email (Attivo sempre, anche nel periodo di prova), sia tramite SMS (richiede abbonamento non trial attivo; gli SMS si acquistano a parte dallo shop). Qui trovi tutti i dettagli in merito: https://guida.psicogest.it/docs/calendario/impostazioni-calendario/notifiche-email-sms/
Sono delle etichette che si possono attribuire a pazienti e/o fatture. Qui la spiegazione completa con le istruzioni: https://guida.psicogest.it/docs/altro-altre-funzioni/tags/
Con l’avvento dell’obbligo di fattura elettronica si introduce anche la necessità di emettere fattura (anzi, autofattura) nel caso in cui si usufruisca di un servizio di gestione dell’incasso, tipicamente – e a questo ci riferiamo – il POS.
RF è l’abbreviazione di “Regime Forfetario” e compare in fattura in colonna “esenzione IVA”, ovvero la spiegazione che viene “fornita” per l’esenzione dell’iva relativa a quella prestazione. Nel caso di RF è perché il soggetto che emette la fattura è esente iva poiché in Regime Forfetario (questa fattura non sarà idonea per la trasmissione STS).
PS è l’abbreviazione di “Prestazione Sanitaria” e compare in fattura in colonna “esenzione IVA”, ovvero la spiegazione che viene “fornita” per l’esenzione dell’iva relativa a quella prestazione. Nel caso di PS è perché trattasi di prestazione sanitaria (e quindi sarà possibile la trasmissione STS).
Il sistema segnala la necessità del bollo nelle fatture. Sulle fatture tradizionali sarà comunque necessario provvedere all’applicazione del bollo su una copia cartacea. Può essere sia quella destinata al cliente, oppure quella trattenuta dal professionista (e al cliente viene inviato il PDF con indicazione dell’ID bollo nell’apposito campo in ultimo step creazione fattura).
Per poter importare le fatture è necessario prima importare i pazienti, in modo che ci sia corrispondenza. Successivamente si potranno importare le fatture, sempre tramite gli appositi file excel di importazione (formato xls e non xlsx).
L’ID bollo può essere inserito in ultimo step di creazione della fattura.
La data del pagamento può essere inserita nel primo step di creazione della fattura, oppure da bottone azioni modifica stato pagamento (dopo aver flaggato “pagato=sì”).
Iban, nome banca, indirizzo banca, in generale tutti i dati utili da inserire in fattura perché il paziente possa effettuare il bonifico. Il campo IBAN (Sempre nella propria scheda anagrafica) invece può contenere solo il codice IBAN e verrà utilizzato solo per le fatture elettroniche.
Sì, è possibile, verifica con il tuo commercialista la necessità di richiedere ad ad Agenzia delle Entrate l’autorizzazione ad assolvere virtualmente il bollo. Una volta ottenuta l’autorizzazione sarà possibile modificare la dicitura relativa al bollo, da impostazioni fattura.
PsicoGest garantisce la conservazione sostitutiva relativamente alle fatture elettroniche; in merito alle fatture tradizionali, queste rimangono salvate in PsicoGest finché vi è un abbonamento attivo. Si consiglia comunque il salvataggio, anche solo in formato PDF, sui propri dispositivi.
Il comando per l’invio del PDF al paziente è presente anche in ultimo step di creazione fattura. Se invece la fattura è già stata completata, potrà inviare la stessa tramite il comando “invia” che trova all’interno del bottone azioni, contestualmente alla fattura in questione in elenco fatture.
Il bollo dovrà comunque essere apposto sulla fattura qualora segnalato dal programma. Potrà decidere se applicarlo sulla copia cartacea destinata al paziente (prima dicitura), oppure applicarlo sulla copia cartacea che trattiene (seconda dicitura), indicando il codice ID del bollo nell’apposito campo in ultimo step di creazione della fattura.
Il template della fattura è modificabile solo in alcuni colori e nelle dimensioni di alcune parti di testo; tramite l’anteprima (da premere dopo ogni modifica) è possibile avere una rappresentazione verosimile di come apparirà la fattura finale. Le possibilità di modifica variano da template a template.
Per caricare il logo è necessario rispettare le dimensioni indicate (300×150 pixel) e mantenere un peso del file ridotto (max 200 kb).
La nota di credito le permette di stornare la fattura, vale a dire annullarla. E’ l’unico modo fiscalmente corretto per farlo, in quanto va ad indicare che la fattura emessa non è stata pagata. Se la fattura venisse semplicemente cancellata, questo comporterebbe un buco nella numerazione. Se la fattura è stata trasmessa al pz, potrà essere necessario trasmettere anche la nota di credito; entrambi i documenti (fattura e nota di credito) andranno necessariamente consegnati anche al commercialista.
Selezionare la nazione estera nella scheda anagrafica del cliente/paziente, saranno quindi disattivati i controlli per CF e P.Iva e potranno essere inseriti i dati dei documenti forniti o dati forfettari (es. 00000) per completare i campi. Il campo CF non dovrà mai essere lasciato vuoto.
La RA è la ritenuta d’acconto. Si applica – eventualmente – solo per i regimi ordinari, mentre i minimi e i forfetari ne sono esenti. Quindi anche se in creazione fattura o in scheda pz si visualizza “IVA” e/o “RA”, i forfetari e minimi potranno non tenerne conto: per loro PsicoGest non applicherà mai né IVA né RA.
La nota di credito è un documento fiscale che serve a stornare, ovvero annullare una fattura emessa. In PsicoGest è possibile emettere agevolmente una nota di credito, tramite il comando “crea NdC” nel bottone azioni.
FET - Fatture elettroniche
Il codice univoco di PsicoGest esiste solo per gli account a pagamento attivi e si trova in fatture ricevute, attivando la funzione premendo il pulsante rosso.
SDI è il Sistema di Interscambio, il sistema gestito da Agenzia delle Entrate per lo smistamento delle fatture elettroniche.
I bolli delle fatture elettroniche vengono pagate in maniera virtuale, tramite conteggio effettuato direttamente dall’agenzia delle entrate e consultabile trimestralmente all’interno del proprio cassetto fiscale. I bolli delle fatture elettroniche vengono pagate in maniera virtuale, tramite conteggio effettuato direttamente dall’agenzia delle entrate e consultabile trimestralmente all’interno del proprio cassetto fiscale. I bolli conteggiati da agenzia delle entrate potranno essere pagati con F 24 o addebito diretto sul proprio conto corrente.
Marca da Bollo
Il sistema segnala la necessità del bollo nelle fatture. Sulle fatture tradizionali sarà comunque necessario provvedere all’applicazione del bollo su una copia cartacea. Può essere sia quella destinata al cliente, oppure quella trattenuta dal professionista (e al cliente viene inviato il PDF con indicazione dell’ID bollo nell’apposito campo in ultimo step creazione fattura).
L’ID bollo può essere inserito in ultimo step di creazione della fattura.
Sì, è possibile, verifica con il tuo commercialista la necessità di richiedere ad ad Agenzia delle Entrate l’autorizzazione ad assolvere virtualmente il bollo. Una volta ottenuta l’autorizzazione sarà possibile modificare la dicitura relativa al bollo, da impostazioni fattura.
NON vi è obbligo di indicazione del numero ID del bollo, ma si può certamente indicare (consigliabile in caso di controlli fiscali); NON vi è obbligo, in caso di indicazione del numero ID bollo, di indicare anche la data, poiché dal numero (ID) univoco del bollo già si recuperano tutti i dati.
Il bollo dovrà comunque essere apposto sulla fattura qualora segnalato dal programma. Potrà decidere se applicarlo sulla copia cartacea destinata al paziente (prima dicitura), oppure applicarlo sulla copia cartacea che trattiene (seconda dicitura), indicando il codice ID del bollo nell’apposito campo in ultimo step di creazione della fattura.
E’ necessario apporre marca da bollo per prestazione dal totale di 77.47 euro o superiore se non ci sono altre imposte (IVA).
I bolli delle fatture elettroniche vengono pagate in maniera virtuale, tramite conteggio effettuato direttamente dall’agenzia delle entrate e consultabile trimestralmente all’interno del proprio cassetto fiscale. I bolli delle fatture elettroniche vengono pagate in maniera virtuale, tramite conteggio effettuato direttamente dall’agenzia delle entrate e consultabile trimestralmente all’interno del proprio cassetto fiscale. I bolli conteggiati da agenzia delle entrate potranno essere pagati con F 24 o addebito diretto sul proprio conto corrente.
Sigle e simili in ambito fiscale
RF è l’abbreviazione di “Regime Forfetario” e compare in fattura in colonna “esenzione IVA”, ovvero la spiegazione che viene “fornita” per l’esenzione dell’iva relativa a quella prestazione. Nel caso di RF è perché il soggetto che emette la fattura è esente iva poiché in Regime Forfetario (questa fattura non sarà idonea per la trasmissione STS).
PS è l’abbreviazione di “Prestazione Sanitaria” e compare in fattura in colonna “esenzione IVA”, ovvero la spiegazione che viene “fornita” per l’esenzione dell’iva relativa a quella prestazione. Nel caso di PS è perché trattasi di prestazione sanitaria (e quindi sarà possibile la trasmissione STS).
Non si tratta un campo obbligatorio, non è quindi necessaria la sua compilazione è un campo pensato per poter inserire un codice identificativo del singolo pz (ad. es. corrispondente al codice nel proprio archivio).
La nota di credito le permette di stornare la fattura, vale a dire annullarla. E’ l’unico modo fiscalmente corretto per farlo, in quanto va ad indicare che la fattura emessa non è stata pagata. Se la fattura venisse semplicemente cancellata, questo comporterebbe un buco nella numerazione. Se la fattura è stata trasmessa al pz, potrà essere necessario trasmettere anche la nota di credito; entrambi i documenti (fattura e nota di credito) andranno necessariamente consegnati anche al commercialista.
La RA è la ritenuta d’acconto. Si applica – eventualmente – solo per i regimi ordinari, mentre i minimi e i forfetari ne sono esenti. Quindi anche se in creazione fattura o in scheda pz si visualizza “IVA” e/o “RA”, i forfetari e minimi potranno non tenerne conto: per loro PsicoGest non applicherà mai né IVA né RA.
SDI è il Sistema di Interscambio, il sistema gestito da Agenzia delle Entrate per lo smistamento delle fatture elettroniche.
STS è l’acronimo di Sistema Tessera Sanitaria, l’organo che si occupa di raccogliere le comunicazioni (da parte delle professioni sanitarie) delle spese relative sostenute dai cittadini, per provvedere al 730 precompilato.
La nota di credito è un documento fiscale che serve a stornare, ovvero annullare una fattura emessa. In PsicoGest è possibile emettere agevolmente una nota di credito, tramite il comando “crea NdC” nel bottone azioni.
La proforma è un documento non fiscale che somiglia in tutto e per tutto ad una fattura, molti la definiscono anche una “prefattura”, poiché a pagamento ricevuto essa deve essere trasformata in fattura.
STS - Sistema Tessera Sanitaria
Aprendo la fattura in modifica, tramite il comando modifica che si trova nel bottone blu contestualmente a quella fattura. Al secondo step di creazione della fattura, scorrendo verso il basso la schermata, fino ad individuare le dicitura “voci della fattura”: qui sono elencate le prestazioni inserite già nella fattura. Sul lato destro vi sono delle icone che permettono la modifica delle singole voci in fattura. Cliccando sull’icona a forma di valigetta medica si cambierà la natura della prestazione (“Inverte sanitaria sì/no”) di fianco alla prestazione che si vuole modificare in fattura. Una prestazione prima non sanitaria verrà modificata in sanitaria; una prestazione invece sanitaria diverrà non sanitaria.
Di seguito un’immagine di esempio:
Ad STS vengono inviate solo le fatture sanitarie destinate a soggetti privati (pazienti), provviste di una data di pagamento.
Ad STS vanno inviate – a partire dal 1° gennaio 2021 – anche le fatture di chi si oppone. Basterà indicare l’opposizione in scheda cliente e la fattura sarà idonea e quindi da inviare. PsicoGest si occuperà – in linea con le disposizioni STS – di eliminare il CF dalla trasmissione.
L’invio automatico a STS deve essere impostato dall’utente, essendo una preferenza di gestione dell’invio delle proprie fatture. Tale invio automatico si disattiva nel momento in cui scade la password STS (ciò al fine di fare insistentemente provare a PsicoGest ad inviare le fatture nonostante la password scaduta, con il rischio di bloccare l’account STS dell’utente). E’ pertanto necessario ri-attivare l’invio automatico dalle impostazioni STS di PsicoGest.
Alla luce della nuova normativa STS 2021 devono essere trasmesse anche le fatture dei pazienti che si oppongono; in tal caso PsicoGest provvede – sempre come da vigente normativa – alla cancellazione del codice fiscale del paziente in fase di trasmissione. Sarà quindi solo necessario che segnalare l’eventuale opposizione in scheda anagrafica del cliente/ paziente, al resto ci penserà PsicoGest.
La data del pagamento può essere inserita nel primo step di creazione della fattura, oppure da bottone azioni modifica stato pagamento (dopo aver flaggato “pagato=sì”).
Gli esiti si possono controllare nella pagina elenco invii STS, menu laterale di PsicoGest.
È una funzione che permette di Ri-sincronizzare i dati relativi a STS presenti su PsicoGest e sul sito istituzionale. È un tasto da utilizzare solo nel momento in cui dovessero essere segnalati errori in elenco invii.
STS è l’acronimo di Sistema Tessera Sanitaria, l’organo che si occupa di raccogliere le comunicazioni (da parte delle professioni sanitarie) delle spese relative sostenute dai cittadini, per provvedere al 730 precompilato.